Kominfo terapkan e-Arsip

JAKARTA (IndoTelko) – Direktorat Jenderal Aplikasi Informatika (Aptika) Kementrian Komunikasi dan Informatika (Kominfo) mulai menerapkan penggunaan e-Arsip untuk mendukung transformasi digital pada sektor pemerintahan.  

“Dengan adanya e-Arsip ini tentu akan sangat membantu dalam mencari arsip yang dibutuhkan dengan waktu yang cepat. Proses yang berat dari digitalisasi arsip adalah proses scanning untuk memindahkan dari arsip fisik menjadi digital, sehingga dibutuhkan komitmen dalam menjalaninya,” ujar Sekretaris Direktorat Jenderal Aplikasi Informatika Sadjan, seperti dikutip dari laman Aptika, belum lama ini.

Dikatakannya, arsip yang sudah in-active sebelum dipindahkan ke gudang arsip harus di-scanning dahulu. Jangan sebaliknya, dipindahkan dahulu baru di-scanning. "Admin e-Arsip di Ditjen Aptika agar benar-benar mendalami dan menganggap hal ini dengan serius dan fokus. Sehingga bisa melakukan digitalisasi arsip ini dengan baik,” katanya.

Sedangkan Kepala Bagian Persuratan dan Arsip, Riris Megawati menjelaskan bahwa hal yang melatarbelakangi penerapan e-Arsip ini ialah adanya kekurangan-kekurangan yang terjadi pada penanganan arsip konvensional, seperti memerlukan waktu dan SDM yang cukup besar,adanya kemungkinan kesalahan penanganan arsip, dan lainnya.

“Dengan e-Arsip penyimpanan dokumen arsip dilakukan secara elektronik, sehingga mampu mengatasi masalah keterbatasan ruang penyimpanan dokumen. Penerapan e-Arsip juga memberikan kemudahan dalam proses pencatatan, pencarian, pertelaan, serta pelaporan dokumen arsip secara online, juga kemudahan mengelola arsip,” jelas Mega.

Mega juga menyampaikan bahwa dalam penggunaan e-Arsip ini juga tetap ada kendala dan kelemahannya. Seperti akses internet yang tidak stabil, mati listrik, serta memerlukan perawatan server serta aplikasi e-Arsip itu sendiri.

“Dengan adanya e-Arsip saya berharap daftar arsip dapat terintegrasi dengan siMaya, serta terciptanya keseragaman dalam penyimpanan daftar arsip di lingkungan Kementerian Kominfo,” pungkas Mega.(wn)