Ini strategi agar hybrid meeting berjalan lancar

Foto : Ilustrasi

JAKARTA (IndoTelko) - Penerapan sistem kerja hybrid di Indonesia semakin bertambah. Survei Logitech mengenai "Hybrid Work Trend & Insights Indonesia 2023" menunjukkan adanya peningkatan yang signifikan (27%) dalam jumlah karyawan yang melakukan sistem kerja hybrid. Pergeseran ini juga ditandai dengan integrasi yang seimbang antara pekerjaan jarak jauh dan di kantor, dengan 39% responden mendedikasikan 10-20 jam per minggu untuk rapat online dan offline, dan sebagian besar lainnya (36%) melaporkan bahwa separuh dari rapat mereka dilakukan secara hybrid.

Tren ini ingin menunjukkan bukan hanya semakin banyak perusahaan mengikuti sistem kerja global yang lebih fleksibel, melainkan juga menekankan bahwa semakin pentingnya teknologi konferensi video bagi banyak pihak. Studi Wainhouse pun memperkuat pentingnya teknologi tersebut, dengan 76% responden memilih konferensi video sebagai tiga prioritas teknologi teratas.

Dikatakan Southeast Asia 2 B2B Lead Logitech, Michael Long, proses transisi ke sistem kerja hybrid tentunya tidak terlepas dari berbagai tantangan unik, yaitu untuk memastikan kinerja alat meeting bekerja secara optimal dan meminimalisir terjadinya downtime agar dapat menekan biaya beban operasional. Namun, jika perusahaan melakukan cara-cara tradisional, seperti terlalu sering melakukan pemeliharaan peralatan atau menyimpan terlalu banyak suku cadang, dapat menyebabkan pemborosan sumber daya.

"Selain itu, beban untuk memasang dan memelihara sistem konferensi video ini sering kali jatuh pada tim IT, yang dapat menambah pekerjaan mereka. Maka dari itu, tim IT, sebagai kontak utama untuk pengaturan dan penanganan masalah teknologi perusahaan, membutuhkan solusi yang efisien untuk memastikan pengalaman kerja hybrid yang lancar,” ujarnya.

Meskipun sistem kerja hybrid menawarkan fleksibilitas dan efisiensi kepada perusahaan, tetapi salah satu tantangannya ialah terjadi downtime pada alat konferensi video yang digunakan saat meeting berlangsung. Downtime ini dapat memicu terjadinya efek berantai yang merugikan perusahaan, karena berdampak signifikan pada karyawan dan staf IT. Selain itu, proses untuk mencari tahu akar masalah pada alat konferensi video yang tersebar di beberapa kantor dan lokasi dapat memerlukan waktu yang panjang, sehingga semakin memperlama proses gangguan.

Selain itu, dampak finansial juga tidak bisa diabaikan karena proses memulihkan fungsi alat setelah terjadi downtime memerlukan biaya yang tidak sedikit. Mulai dari biaya perbaikan, penggantian perangkat keras, upah tambahan jam kerja karyawan IT, hingga potensi upaya pemulihan data yang dapat mempengaruhi anggaran perusahaan.

Downtime juga berdampak terhadap tim IT. Alih-alih melakukan tugas utamanya, mereka perlu mengatasi hambatan tersebut, sehingga menciptakan efek domino yang menghambat produktivitas organisasi secara keseluruhan. Dampak lainnya, tidak hanya memberi ketidaknyamanan bagi perusahaan, tetapi juga menghambat proses pengambilan keputusan yang penting dan berpotensi menyebabkan hilangnya hasil investasi maksimal di perusahaan.

Meskipun perusahaan tidak bisa terhindar sepenuhnya dari gangguan downtime, tetapi terdapat langkah-langkah proaktif dan strategi penanganan troubleshooting yang efisien untuk meminimalkan biaya operasional.

Berikut tiga strategi untuk mengatasinya :

1. Lengkapi tim ahli internal dengan layanan meeting room yang memenuhi standar bisnis.

Dengan memilih paket layanan (service plan) premium, perusahaan dapat merasakan banyak manfaat bagi kelangsungan bisnis mereka, seperti dukungan teknis yang diprioritaskan dan fitur manajemen ekstra yang dapat meringankan beban kerja tim IT.

Keuntungan terbesar dari pendekatan ini adalah perusahaan dapat membuat tim ahli internal untuk tersedia kapanpun dibutuhkan. Hal ini juga memastikan tim IT memiliki pengetahuan untuk mengatasi masalah dengan cepat dan efisien. Kemudian, perusahaan juga mendapatkan fleksibilitas untuk mengembangkan dan mengakses metrik khusus dan kemampuan pemantauan yang disesuaikan dengan kebutuhan tertentu. Meskipun hal ini membutuhkan investasi awal untuk menerapkannya, tetapi hal ini memberikan nilai bisnis yang berharga untuk mengoptimalkan sistem IT perusahaan dalam jangka panjang.

Namun, dengan pendekatan ini, tim IT perusahaan yang sudah ada mungkin tidak memiliki kompetensi yang cukup untuk menangani berbagai teknologi baru di luar keahlian inti mereka. Hal ini dapat mendorong perusahaan untuk menambah staf baru dan meningkatkan anggaran mereka. Pertanyaannya, dapatkah perusahaan menemukan talenta yang tepat dengan cepat? Seberapa cepat mereka dapat bergabung dan beradaptasi dengan perubahan kebutuhan? Bahkan jika perusahaan mempekerjakan orang yang tepat, mengimplementasikan perangkat yang diperlukan agar mereka menjadi efektif membutuhkan investasi dan perkembangan lebih lanjut.

Maka dari itu, paket layanan premium menawarkan alternatif yang menarik. Dengan manfaat yang dijelaskan sebelumnya, paket ini dapat secara signifikan meringankan beban manajemen tim IT perusahaan. Selain itu, tim IT juga dapat fokus pada keahlian utama mereka sambil memastikan kinerja sistem konferensi video perusahaan bekerja secara optimal dengan bantuan paket layanan tersebut.

2. Serahkan manajemen ruang rapat perusahaan dengan integrator sistem yang bekerja sama dengan OEM (original equipment manufacturer).

Banyak konsultan yang menawarkan layanan ini karena menjadi solusi menarik bagi perusahaan, khususnya tim IT.

Hal ini dikarenakan service partner yang dapat diandalkan perlu mampu untuk merancang, menginstal, dan merawat peralatan konferensi video perusahaan, sehingga dapat memastikan operasional yang berkelanjutan melalui manajemen komprehensif, pemantauan, dan dukungan baik secara jarak jauh maupun di lokasi.

Pastikan service partner perusahaan memiliki sertifikasi dan pelatihan yang relevan dari penyedia platform dan OEM. Hal ini memastikan bahwa mereka dilengkapi dengan pengetahuan mendalam yang diperlukan untuk mendukung dan membimbing tim IT secara efektif.

3. Pertimbangkan paket layanan yang komprehensif dari penyedia teknologi video konferensi perusahaan

Dengan tim kerja yang sering kali tersebar di berbagai lokasi, konferensi video menjadi alat yang sangat penting untuk menjaga koneksi maupun komunikasi antar karyawan yang lancar. Namun, kompleksitas infrastruktur konferensi video yang tersebar di berbagai lokasi terkadang menjadi tantangan bagi tim internal untuk mengelolanya. Di sinilah paket layanan komprehensif dari penyedia layanan berperan.

Salah satu contohnya adalah Logitech Select. Paket layanan ini dirancang untuk memberikan dukungan terbaik yang dibutuhkan oleh perusahaan agar ruang meeting mereka bebas hambatan untuk kolaborasi video yang efektif. Manfaat lainnya termasuk mendapatkan dukungan 24/7 langsung ke para ahli produk dan ekosistem layanan, satu titik kontak teknis utama perusahaan, penggantian peralatan yang cepat untuk meminimalkan downtime, dan dilengkapi perangkat lunak proaktif dan manajemen dukungan yang memudahkan perusahaan dan tim IT untuk mendapatkan wawasan, meminta bantuan, dan peringatan real-time langsung ke alur kerja.

Michael menambahkan, dalam lingkungan kerja hybrid, konferensi video yang lancar sangatlah penting agar pengalaman meeting karyawan berjalan mulus dan tercipta kolaborasi yang efektif. Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan ruang rapat selalu siap dengan paket layanan komprehensif yang dapat memastikan waktu kerja yang optimal dan membantu kinerja kelas bisnis.

"Hal ini juga memberdayakan tim IT untuk fokus pada tugas kerja utama, sementara titik kontak pusat dari paket layanan yang dimiliki dapat menyederhanakan pemecahan masalah, penerapan, dan penskalaan. Dengan memprioritaskan solusi konferensi video yang optimal, perusahaan dapat mendukung karyawan mereka dengan lebih baik, memastikan kolaborasi yang lancar di ruang fisik dan virtual,” jelasnya. (mas)